Registro horario digital, ¿cuándo entra en vigor y cómo afecta a tu empresa?

Tras el rechazo del Parlamento a la reducción de la jornada laboral, el Consejo de Ministros ha decidido tramitar con carácter de urgencia un nuevo decreto ley que refuerza el registro horario digital.

El objetivo es claro: mejorar el control de las horas extra no pagadas y aportar más transparencia al mercado laboral.

Ahora bien, ¿cuándo entrará en vigor este nuevo sistema? ¿Qué cambios traerá para las nóminas de los trabajadores y para las obligaciones de las empresas? Te lo contamos paso a paso.

¿En qué consiste el nuevo control del registro horario digital?

El registro horario no es algo nuevo en España. Desde 2019 todas las empresas están obligadas a registrar las horas de entrada y salida de sus empleados. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo considera que el modelo actual no ha sido suficiente para frenar las horas extra impagadas.

Por eso, el Gobierno impulsa ahora un nuevo sistema de registro horario digital, más exigente y con mayor trazabilidad, que será tramitado de forma urgente en el Consejo de Ministros.

La finalidad principal es garantizar la transparencia de la jornada laboral y asegurar que todas las horas efectivamente trabajadas se reflejen en la nómina de cada trabajador.

En paralelo, el Ejecutivo había planteado una reducción de la jornada máxima a 37,5 horas semanales sin recorte salarial a partir del 1 de enero de 2026, pero esta reforma fue tumbada en el Congreso en septiembre de 2025. Así, se mantiene vigente el límite de 40 horas recogido en el Estatuto de los Trabajadores. Ante este escenario, la vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, anunció la aceleración del nuevo registro horario reforzado vía decreto.

A continuación, resumimos las principales diferencias entre el sistema aprobado en 2019 y el nuevo marco digital previsto para 2026:

Antes de que este nuevo modelo sea plenamente obligatorio, aún se deben completar varias fases. El Gobierno ha optado por darle prioridad y tramitarlo por vía de urgencia, pero el texto definitivo aún está pendiente de publicación.

Desde el Ministerio de Trabajo apuntan que el contenido seguirá la línea del acuerdo alcanzado en su momento con los sindicatos, que se apoyaba en tres pilares:

• Registro obligatoriamente digital.

• Sistemas interoperables que permitan a la Inspección acceder con facilidad a los datos.

• Refuerzo del régimen sancionador en caso de incumplimiento (este último punto requiere modificar la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, por lo que tardará algo más en completarse).

Lee también: Lo que debes saber sobre la normativa de fichaje digital en 2026

¿Cuándo entra en vigor la nueva normativa de control horario?

El Ministerio de Trabajo llevó el borrador de decreto al Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025, donde obtuvo luz verde. A partir de ahí, debe someterse a distintos informes preceptivos (Consejo de Estado, Agencia Española de Protección de Datos, etc.), lo que puede alargar ligeramente el calendario.

La previsión más extendida es que el nuevo registro horario digital reforzado entre en vigor a comienzos de 2026, y que, una vez se publique el decreto ley en el BOE, el margen de adaptación hasta su obligatoriedad sea muy reducido.

Principales cambios del nuevo registro horario

El nuevo sistema introduce varias novedades que afectarán de lleno al día a día de las empresas:

• Digital obligatorio: desaparecen las hojas de papel y el Excel como sistema principal. El registro debe realizarse mediante un software de fichaje digital capaz de garantizar la veracidad de los datos.

• Acceso en tiempo real para la Inspección: los inspectores podrán consultar los registros horarias sin depender de la remisión previa de la empresa.

• Mayor detalle de la jornada: se deberá distinguir de forma explícita entre horas efectivas de trabajo, pausas, horas extra, guardias o jornadas flexibles.

• Alineación con nómina: las horas registradas deberán ser coherentes con el salario percibido, para evitar bolsas de horas extra impagadas o compensaciones no regularizadas.

• Más presión en el control: aunque no se prevé un aumento drástico de las cuantías de las sanciones de inmediato, sí habrá un control mucho más fino y menos margen para el incumplimiento sistemático.

¿Qué deben hacer las empresas para adaptarse?

Las organizaciones deberán adelantarse al cambio normativo si quieren evitar prisas de última hora y posibles sanciones. Algunos pasos clave serán:

1. Implantar un software de registro horario digital que cumpla con los requisitos legales, permita conservar los registros durante el plazo exigido y facilite su consulta por parte de la Inspección.
2. Informar y formar al equipo en el uso correcto del sistema de fichaje digital, tanto para personal presencial como para teletrabajo o equipos en movilidad.
3. Realizar auditorías internas periódicas para detectar horas extra no compensadas y posibles desajustes antes de que la Inspección lo haga.
4. Garantizar la protección de datos de los trabajadores, en especial si se emplean tecnologías sensibles como la biometría, ofreciendo siempre alternativas.

En este contexto, soluciones como KaiControl se posicionan como una herramienta especialmente útil para las empresas que quieren adaptarse al nuevo modelo de registro horario digital. La plataforma centraliza la gestión de la jornada laboral, permite fichar desde cualquier dispositivo y está diseñada para cumplir con las exigencias en materia de protección de datos.

Con KaiControl, las compañías no solo se ajustan al nuevo marco legal, sino que también optimizan procesos internos, ganan transparencia y reducen el riesgo de sanciones.

Si tu empresa todavía no tiene un sistema robusto de fichaje digital, este es el momento ideal para solicitar una demo y preparar la transición al nuevo entorno normativo.

Preguntas frecuentes sobre el nuevo registro horario digital

¿Qué es exactamente el nuevo registro horario digital en España?

Es un sistema de fichaje 100% digital e interoperable que sustituye definitivamente al papel o al Excel como herramienta principal. Aporta trazabilidad real de la jornada y ofrece acceso remoto tanto para la Inspección de Trabajo como para cada trabajador, que podrá consultar sus propios registros.

¿Cuándo se prevé que entre en vigor el nuevo registro horario digital?

Tras la declaración de urgencia aprobada el 30 de septiembre de 2025, el horizonte más realista sitúa la entrada en vigor a inicios de 2026, una vez emitidos los informes preceptivos y publicado el decreto en el BOE.

¿Qué cambia respecto al sistema implantado en 2019?

El nuevo marco da un paso más:

• Obliga al formato digital

• Permite el acceso remoto de la Inspección

• Exige mayor detalle de pausas y horas extra

• Garantiza acceso inmediato del empleado a su registro

• Aumenta la trazabilidad y el control sobre las modificaciones

¿Podemos seguir usando hojas de papel o archivos Excel?

No. El nuevo modelo exige soluciones digitales verificables capaces de conservar los datos durante cuatro años y de ponerlos a disposición de la Inspección en remoto y en tiempo real. El papel o el Excel dejan de ser suficientes como método principal de control horario.

¿Se permiten sistemas biométricos como huella o reconocimiento facial?

Los sistemas biométricos se admiten, pero su uso está fuertemente condicionado. Siempre se deberá ofrecer una alternativa equivalente a los trabajadores que no deseen utilizar la biometría. Además, las guías de protección de datos desaconsejan su uso generalizado debido a la especial sensibilidad de este tipo de información.

¿Cómo afecta al teletrabajo y a los equipos en movilidad?

El registro horario digital se adapta especialmente bien a modelos de teletrabajo, trabajo híbrido o equipos itinerantes. Permite fichar desde el móvil o el navegador web, registrar pausas y sincronizar datos entre distintas sedes o centros de trabajo, manteniendo un control homogéneo de la jornada.

¿Habrá más sanciones por incumplir el registro horario?

La intención del Gobierno es reforzar el componente sancionador. Aunque un aumento sustancial de las multas dependerá de cambios en la LISOS, lo que sí está claro es que el control será más exhaustivo y habrá menos margen para prácticas irregulares.

¿Es obligatorio integrar el sistema de registro horario con la nómina?

La integración con nómina no será un requisito legal estricto, pero sí una recomendación fuerte. Vincular el registro horario con el cálculo salarial permite cuadrar horas ordinarias, extras y compensaciones, evitando desajustes y posibles conflictos con la plantilla o la Inspección.

¿Qué pasos debe seguir mi empresa para llegar a tiempo?

Algunos pasos prácticos para no quedarse atrás serían:

• Revisar el sistema de fichaje actual y detectar carencias.

• Elegir un software de registro horario digital (como KaiControl) que cumpla los requisitos legales y técnicos.

• Definir una política interna de fichaje clara y adaptada a todos los colectivos (presencial, remoto, turnos, etc.).

• Formar a los equipos y realizar un piloto controlado antes del despliegue definitivo.

¿El trabajador podrá consultar y descargar sus registros horarios?

Sí. La nueva normativa contempla que cada persona trabajadora tenga acceso inmediato a sus registros y que estos se conserven durante al menos cuatro años, pudiendo descargarlos o consultarlos cuando lo necesite.