Nueva normativa sobre fichaje digital
Con el objetivo de modernizar las relaciones laborales y reforzar los derechos de los trabajadores, el Ministerio de Trabajo ha presentado un anteproyecto de ley que marcará un cambio importante en la forma en que las empresas gestionan la jornada de sus empleados.
Este proyecto, dado a conocer en febrero de 2024, plantea dos novedades principales: la obligatoriedad del fichaje digital y la reducción de la jornada laboral, medidas que impactarán de lleno en la organización del tiempo de trabajo y en la operativa diaria de compañías y trabajadores.
Adiós al registro en papel: llega el fichaje digital obligatorio
Una de las disposiciones más relevantes es la eliminación total de los registros en papel. A partir de la entrada en vigor de la ley, todas las empresas deberán contar con un sistema digital que registre de manera automática las horas trabajadas.
Este cambio busca garantizar mayor transparencia, precisión y seguridad en el control de la jornada. Los sistemas digitales reducen la posibilidad de manipulación, evitan pérdidas de documentos y permiten un acceso más rápido y fiable a los datos.
Supervisión telemática de la Inspección de Trabajo
Otro punto clave es que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá consultar los registros de manera telemática, sin necesidad de acudir físicamente a las instalaciones de la empresa.
Gracias a esta medida, las auditorías laborales serán más ágiles y menos invasivas, reduciendo interrupciones en la actividad diaria de los negocios. Para cumplir con la normativa, las empresas deberán asegurarse de que sus sistemas de fichaje digital sean compatibles con los requisitos de acceso remoto.
Funcionamiento del nuevo registro digital
El sistema de control horario digital permitirá que los empleados registren su jornada desde cualquier dispositivo: ordenador, tablet o móvil. Además de simplificar el proceso, aportará:
- Acceso personal al historial de fichajes.
- Mayor control sobre las horas trabajadas y extras.
- Corrección de errores de forma sencilla.
Asimismo, los registros deberán conservarse durante al menos cuatro años, quedando disponibles para inspecciones futuras y para los propios trabajadores o sus representantes.
Implicaciones para empresas y sanciones por incumplimiento
No adaptarse a la nueva normativa puede resultar costoso. Entre las principales consecuencias destacan:
- Multas de hasta 10.000 € por trabajador en caso de incumplimiento.
- Presunción de jornada completa en contratos a tiempo parcial si no existe un registro fiable.
- Obligación de contabilizar todo el tiempo entre la entrada y la salida como tiempo de trabajo efectivo, incluyendo horas extraordinarias.
¿Es válido fichar con Excel bajo la nueva ley?
Aunque muchas pymes utilizan Excel como herramienta de control horario, la nueva normativa lo deja prácticamente obsoleto.
Las hojas de cálculo no cumplen con los criterios de automatización, accesibilidad y seguridad que exige la ley. Además, no garantizan protección frente a manipulaciones ni facilitan el acceso remoto en tiempo real a la Inspección de Trabajo.
En definitiva, Excel ya no será suficiente para registrar la jornada laboral conforme a la legislación.
Cómo cumplir la ley con un software de control horario
Para ajustarse a la normativa, las empresas deberán implementar soluciones especializadas que aseguren:
- Registro automático de la jornada.
- Acceso remoto en tiempo real.
- Seguridad en la conservación de datos durante 4 años.
- Generación rápida de informes precisos.
En este sentido, KaiControl se presenta como una alternativa integral y sencilla de implementar.
Ventajas de KaiControl frente al fichaje tradicional
- Fichaje multidispositivos desde tu móvil u ordenador, independientemente de tu sistema operativo.
- Acceso inmediato para empleados, sindicatos e inspectores.
- Almacenamiento seguro y conservación legal de los registros.
- Informes detallados de horas trabajadas y extras.
- Personalización de políticas de registro según equipos y contratos.
Además de cumplir con la ley, KaiControl ofrece beneficios extra: facilita la remuneración de horas extra, permite añadir observaciones a los turnos y posibilita la descarga de hojas de tiempo con firma digital.
Conclusión
La nueva ley de fichaje digital obligatorio supone un cambio estructural en la forma de trabajar en España.
Las empresas deberán abandonar definitivamente los métodos tradicionales, como el papel o Excel, y apostar por sistemas digitales seguros y transparentes. Al mismo tiempo, los trabajadores ganarán en derechos, control y claridad sobre sus horas de trabajo.
Adoptar un software de control horario como KaiControl no solo permitirá cumplir con la normativa, sino también optimizar la gestión de recursos humanos y prevenir sanciones económicas.