¿Cómo organizar el control horario en empresas de limpieza?

Desde el 8 de marzo de 2019, momento en el que entró en vigor en España la normativa de control horario para todas las empresas, sin excepción, el registro de jornada pasó a ser una obligación general.

Esto significa que cualquier trabajador debe dejar constancia de la hora a la que comienza y finaliza su jornada, con independencia del tipo de contrato, del número de horas que realice o del lugar en el que desempeñe su trabajo.

En el sector de la limpieza, esta obligación presenta ciertas particularidades, ya que muchos empleados no trabajan siempre en un único centro fijo, sino que se desplazan entre distintas ubicaciones o inician su actividad en lugares diferentes según el servicio asignado.

En este artículo resolvemos las principales dudas sobre cómo aplicar correctamente el control horario en servicios de limpieza.

¿Qué hay que tener en cuenta para cumplir con la ley de control horario?

Como hemos indicado, la normativa sobre registro horario fue publicada en el Boletín Oficial del Estado y comenzó a aplicarse a todas las empresas españolas en 2019. A partir de ese momento, las compañías deben registrar la jornada diaria de sus trabajadores y conservar esa información durante un periodo mínimo de cuatro años.

Además, ese registro debe estar disponible siempre que lo soliciten los empleados, los representantes legales de los trabajadores o la inspección correspondiente. Esto permite, por un lado, acreditar el tiempo efectivamente trabajado y, por otro, evitar conflictos relacionados con horas extra no abonadas o posibles incumplimientos normativos.

El objetivo de esta ley es proteger los derechos laborales y garantizar una mayor transparencia en la gestión del tiempo de trabajo. Por eso, cualquier empresa en España debe disponer de un sistema de fichaje que ofrezca información clara, fiable y accesible.

En este contexto, los responsables de recursos humanos, tanto en grandes compañías como en pequeñas y medianas empresas, deben implantar un sistema de control horario eficaz. Lo más recomendable es contar con una herramienta segura, sencilla y transparente, que permita al personal de limpieza registrar su jornada sin complicaciones.

¿Cómo debe plantearse el control horario para el personal de limpieza?

El control horario en el sector de la limpieza requiere un enfoque específico, ya que estos profesionales no siempre trabajan en un único lugar, sino que con frecuencia se desplazan entre edificios, comunidades, oficinas, locales o distintos centros de trabajo. En algunos casos, incluso realizan varios servicios a lo largo del mismo día.

Por ello, es fundamental que la empresa y el trabajador definan previamente cómo se computarán cuestiones como los desplazamientos entre centros, los cambios de servicio o las sustituciones, así como si esos tiempos deben formar parte de la jornada laboral y quedar reflejados en el registro.

También conviene dejar claro en qué momento comienza la jornada del empleado. Por ejemplo, si se considera inicio de jornada cuando sale de su domicilio o cuando llega al primer centro en el que debe prestar servicio.

Todas estas cuestiones deberían quedar recogidas en el contrato o en la política interna acordada entre ambas partes. En cualquier caso, toda actividad organizada por la empresa, como los desplazamientos entre centros o la atención de varios servicios en una misma jornada, debe estar correctamente contemplada dentro del control horario del personal de limpieza.

¿Qué particularidades presenta el registro horario en servicios de limpieza?

Aunque exista un acuerdo previo entre empresa y trabajador, hay que tener presente que muchos empleados de limpieza trabajan en diferentes centros, con horarios partidos, turnos rotativos o cambios frecuentes de ubicación. Por eso, resulta especialmente importante contar con un sistema de registro que sea realmente fiable y que recoja la geolocalización de los trabajadores con precisión.

Cuando un trabajador presta servicio en varios centros durante una misma jornada o comienza cada día en una ubicación distinta, la empresa debe facilitarle un método de fichaje eficiente, fácil de utilizar y que minimice errores que puedan perjudicar a cualquiera de las partes.

Asimismo, cuando los desplazamientos entre servicios forman parte de la organización establecida por la empresa, estos deben estar correctamente planificados y registrados para garantizar una adecuada gestión del tiempo de trabajo y el cumplimiento de la normativa aplicable.

¿Cuándo se considera que empieza la jornada laboral de un trabajador de limpieza?

Según la normativa española, cuando un profesional de la limpieza debe desplazarse a un centro concreto para realizar un servicio y no trabaja siempre en una única ubicación fija, es esencial que la empresa determine con claridad desde qué momento se empieza a contabilizar su jornada.

En muchos supuestos, sobre todo cuando el empleado cubre distintos centros o realiza sustituciones en varias ubicaciones, será necesario concretar si los trayectos entre servicios o el desplazamiento hasta el primer centro del día se consideran tiempo efectivo de trabajo.

En cualquier caso, lo importante es que el trabajador disponga de un sistema de fichaje ágil y fácil de usar, que le permita registrar su jornada de forma correcta sin importar dónde esté prestando el servicio.

¿Qué tipos de control horario existen para empresas de limpieza?

Marcaje tradicional en papel

Una opción para registrar la jornada del personal de limpieza es utilizar plantillas en papel u hojas de cálculo en las que el empleado anote manualmente la hora de entrada y salida, así como posibles cambios de turno, ausencias o modificaciones del horario previsto.

El inconveniente de este sistema es que dificulta mucho el seguimiento global de toda la plantilla, especialmente cuando hay varios centros, turnos diferentes y servicios repartidos en distintas ubicaciones. Además, al depender de anotaciones manuales, aumenta la probabilidad de cometer errores.

Software de RR. HH.

Un software de control horario orientado a empresas de limpieza permite centralizar los registros, automatizar procesos y reducir fallos. Al disponer de un cálculo preciso de las horas trabajadas por cada empleado, es más sencillo planificar turnos, optimizar la cobertura de los servicios y disminuir el absentismo laboral.

Pero puede ser excesivamente complejo para profesionales de la limpieza que no cuenten con una experiencia previa en ofimática. Además, puede contar con costes de entrada mayores, que supongan una barrera de entrada para la digitalización de tu negocio

App móvil de RR. HH.

Las aplicaciones móviles de control horario como KaiControl son la solución ideal para este sector. Gracias a este tipo de sistema, los empleados pueden fichar desde su teléfono móvil al iniciar y finalizar la jornada, independientemente del lugar en el que se encuentren trabajando, dándole un plus de precisión y fiabilidad a los datos.

Esto resulta especialmente útil en el sector de la limpieza, donde muchos trabajadores cambian de ubicación con frecuencia y necesitan una herramienta flexible que se adapte a esa realidad.

¿Qué ventajas ofrece un sistema de control horario para servicios de limpieza?

Cumplir con la normativa de control horario

Una de las principales ventajas de implantar un sistema de control horario en empresas de limpieza es evitar sanciones derivadas del incumplimiento de la ley de registro de jornada aprobada el 8 de marzo de 2019 y publicada en el BOE.

Dar más autonomía a los trabajadores

Cuando el sistema de fichaje es sencillo, rápido y seguro, el personal de limpieza puede registrar su jornada sin dificultades. Esto favorece una mayor autonomía en el día a día y permite que cada trabajador gestione mejor el registro de sus servicios.

Además, ofrecer una herramienta clara y accesible puede tener un efecto positivo en la cultura de empresa, al reforzar la responsabilidad individual, la organización y la transparencia en la gestión del tiempo.

Evitar horas extras innecesarias

Disponer de un buen sistema de control horario ayuda a supervisar con mayor precisión las horas trabajadas por los empleados de limpieza y a evitar que las horas extraordinarias se conviertan en algo habitual.

Lo ideal es que cada trabajador pueda realizar sus tareas dentro del tiempo pactado en su contrato. Si esto no ocurre, conviene revisar la planificación de servicios, la distribución de centros o la carga de trabajo, para que el personal pueda cumplir con sus funciones sin necesidad de alargar su jornada y, al mismo tiempo, mejorar su productividad.

Preguntas frecuentes

¿Cómo influye el control horario en la flexibilidad de los servicios de limpieza?

El control horario no elimina la flexibilidad, sino que ayuda a organizarla. Aunque muchos trabajadores de limpieza tengan turnos variables o trabajen en distintos centros, registrar su jornada permite controlar mejor los límites legales y disponer de una visión precisa del tiempo trabajado.

Además, también supone una protección para el empleado, ya que en caso de incidencia puede justificar con mayor facilidad cuál fue su horario real.

¿Se puede combinar el control horario con las responsabilidades del personal de limpieza?

Sí. Sistemas como KaiControl permiten integrar el control horario con la planificación de turnos, los centros de trabajo y el tiempo efectivo trabajado. Esto facilita a los departamentos de recursos humanos coordinar mejor los servicios, gestionar sustituciones y controlar coberturas de forma más eficiente y transparente.

¿Cómo gestionar el control horario de trabajadores de limpieza que prestan servicio en distintos centros?

Un software de control horario como KaiControl no solo te permite conocer a qué hora se hacen los marcajes de entrada y salida, cuánto tiempo se dedica a servicios concretos o al transporte entre clientes; su geolocalización te permite conocer con presión el lugar desde el que se llevan a cabo esos marcajes dándote información adicional y mayor confianza en los resultados.