Kiosco de fichaje: registra la jornada con tablets o terminales compartidos

Un kiosco de fichaje permite utilizar una tablet, un ordenador, un teléfono o incluso determinados TPV como punto común para registrar la jornada laboral de los empleados.

Para muchas empresas, especialmente aquellas en las que la plantilla trabaja de forma presencial en un mismo centro, disponer de un lugar fijo para fichar sigue siendo una de las alternativas más cómodas.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de sus trabajadores, incluyendo la hora de inicio y finalización del trabajo.

Sin embargo, cumplir con esta obligación no implica necesariamente instalar una máquina de fichar específica.

Con el Modo Kiosco de KaiControl es posible transformar una tablet Android, un iPad, un ordenador o un dispositivo compatible en un terminal compartido de control horario. De esta forma, varios trabajadores pueden registrar su jornada desde el mismo punto de fichaje de manera rápida y sencilla.

¿Qué es un sistema de control horario mediante kiosco o tablet?

Un sistema de control horario en modo kiosco utiliza un dispositivo compartido como punto de registro de jornada para todos o parte de los empleados de una empresa.

Normalmente, el terminal se coloca en una zona de paso habitual, como la entrada al centro de trabajo, una recepción, un almacén o una zona destinada al personal.

A través del software instalado en el dispositivo, cada empleado puede identificarse y registrar sus entradas y salidas, pausas o tiempos de trabajo.

Existen diferentes dispositivos que pueden utilizarse como kiosco de fichaje:

• Tablets Android o iPad: probablemente la alternativa más versátil. Su pantalla táctil facilita el uso diario y pueden instalarse sobre una mesa, mostrador o soporte de pared. Además, permiten aprovechar dispositivos que la empresa ya tenga disponibles, reduciendo la inversión inicial.
• TPV: una opción especialmente interesante para tiendas, restaurantes, cafeterías y otros negocios que ya disponen de un terminal conectado a internet.
• Ordenadores y teléfonos: aunque normalmente se utilizan como dispositivos personales de fichaje, también pueden configurarse como terminal compartido cuando las necesidades de la empresa lo requieren.

De esta manera, el mismo sistema de registro horario puede adaptarse a diferentes tipos de centro de trabajo sin necesidad de instalar hardware especializado.

¿En qué empresas resulta útil un kiosco de fichaje?

El fichaje mediante kiosco resulta especialmente práctico cuando varios trabajadores comparten un mismo espacio de trabajo o cuando no todos disponen de ordenador o teléfono de empresa.

También es una buena alternativa cuando la organización quiere centralizar el fichaje en determinados accesos o zonas del centro.

Por ejemplo, puede resultar especialmente útil en:

• fábricas y centros de producción;
• almacenes;
• comercios y tiendas físicas;
• restaurantes y establecimientos de hostelería;
• hoteles;
• centros sanitarios;
• talleres;
• oficinas con una entrada común;
• centros con alta rotación de empleados.

En estos entornos, disponer de un punto de fichaje compartido permite agilizar las entradas y salidas y facilita que todos los registros se gestionen desde una misma plataforma.

Ventajas de utilizar una tablet o kiosco para fichar

Implementar un sistema de control horario mediante kiosco ofrece varias ventajas tanto para la empresa como para los trabajadores.

• Uso sencillo: el empleado únicamente tiene que acceder al terminal e identificarse para registrar su jornada. Una interfaz clara reduce la necesidad de formación y facilita la adopción del sistema.
• Fichajes rápidos: con métodos de identificación como un código PIN, el registro de entrada o salida puede completarse en pocos segundos.
• Control del punto de fichaje: los empleados realizan el registro desde un dispositivo previamente configurado por la empresa, evitando que el terminal se utilice para otras tareas.
• Menor inversión en hardware: no es imprescindible comprar una máquina de fichaje específica. Una tablet compatible o un dispositivo que la empresa ya utilice puede convertirse en el terminal de control horario.
• Cumplimiento de la normativa: un software adecuado permite registrar la hora de cada marcaje, identificar al empleado, conservar los registros y mantener la trazabilidad de cualquier modificación realizada.
• Escalabilidad: una misma empresa puede disponer de varios kioscos distribuidos entre diferentes centros de trabajo, accesos o departamentos.
• Información centralizada: aunque existan varios dispositivos, los registros pueden almacenarse dentro de una misma plataforma para facilitar su consulta y gestión.

¿Es legal fichar desde una tablet, un kiosco o una máquina de fichaje?

Sí. Fichar mediante una tablet o un kiosco es legal, siempre que el sistema utilizado permita cumplir los requisitos establecidos por la normativa de registro de jornada.

El elemento importante no es el dispositivo desde el que se realiza el fichaje, sino la forma en que el software registra, almacena y permite consultar la información.

Entre otros aspectos, el sistema debe permitir:

• Identificar al trabajador que realiza cada registro.
• Guardar la hora de inicio y finalización de la jornada de manera fiable.
• Mantener la trazabilidad de los registros y de las modificaciones que puedan realizarse posteriormente.
• Conservar la información durante cuatro años y mantenerla disponible cuando pueda ser requerida.
• Aplicar las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos personales conforme al RGPD.
• Facilitar la consulta o generación de informes de registro horario cuando sea necesario.

Por tanto, no es necesario disponer de una máquina de fichar tradicional. Una tablet o terminal compartido puede utilizarse perfectamente siempre que el software de control horario utilizado reúna estas condiciones.

KaiControl permite gestionar el registro de jornada mediante Modo Kiosco manteniendo los fichajes centralizados dentro del mismo sistema de control horario.

¿Cómo funciona el Modo Kiosco de KaiControl?

El Modo Kiosco de KaiControl permite utilizar un dispositivo compartido para que diferentes empleados puedan registrar su jornada desde un mismo punto.

La empresa configura previamente el terminal y lo asocia al centro o ubicación correspondiente. A partir de ese momento, los trabajadores pueden utilizarlo para realizar sus fichajes sin necesidad de acceder a toda la plataforma de administración.

Configuración inicial del kiosco

El proceso de puesta en marcha puede resumirse en cuatro pasos:

1. Crear el punto o ubicación de fichaje.
   La empresa configura desde KaiControl el lugar desde el que se utilizará el terminal y establece sus credenciales.
2. Instalar o abrir KaiControl Kiosco.
   El modo kiosco puede configurarse en el dispositivo compatible que vaya a utilizarse como terminal compartido.
3. Vincular el dispositivo con la ubicación correspondiente.
   De esta forma, KaiControl identifica desde qué centro o punto se están realizando los registros.
4. Dejar el dispositivo preparado para los empleados.
   Siempre que el sistema operativo lo permita, la aplicación puede mantenerse fijada en pantalla para evitar el acceso accidental a otras aplicaciones o funciones del dispositivo.

Una vez terminada la configuración, el terminal queda preparado para utilizarse como punto fijo de registro horario.

¿Cómo ficha el empleado cada día?

Para el trabajador, el funcionamiento es muy sencillo:

1. Identificación: el empleado introduce su código o utiliza el método de identificación configurado para ese punto de fichaje.
2. Registro: KaiControl registra el marcaje y la hora en la que se ha producido.
3. Sincronización: la información se envía a la plataforma y queda asociada automáticamente al perfil del empleado.
4. Salida: al terminar su jornada, el trabajador vuelve al mismo terminal y realiza el fichaje correspondiente.

Los responsables de la empresa pueden consultar posteriormente los registros desde KaiControl y revisar información relacionada con la jornada, asistencia, horas trabajadas y otros datos de control horario.

¿Qué dispositivos se pueden utilizar como kiosco de fichaje?

Una de las principales ventajas de este sistema es que no obliga necesariamente a adquirir hardware específico.

Dependiendo del entorno de trabajo, pueden utilizarse distintas alternativas.

Tablet Android o iPad

Es una de las opciones más cómodas para crear un kiosco de control horario.

Su tamaño permite colocarla fácilmente junto a la entrada, sobre un mostrador o mediante un soporte instalado en la pared.

Además, si la empresa ya dispone de una tablet compatible, puede aprovechar ese mismo dispositivo para poner en marcha el sistema.

KaiPad

Para empresas que prefieran una solución preparada de antemano, KaiPad ofrece un dispositivo preconfigurado para utilizar el Modo Kiosco de KaiControl.

De esta manera, se simplifica la puesta en marcha y se dispone de un equipo preparado específicamente para utilizarse como terminal compartido.

KaiPad es una opción adicional: no es necesario adquirirlo para utilizar el Modo Kiosco, ya que KaiControl también puede funcionar en otros dispositivos compatibles.

TPV

Determinados terminales de punto de venta también pueden convertirse en un punto de fichaje.

Esta posibilidad resulta especialmente útil en bares, restaurantes, comercios y establecimientos de atención al público, donde ya existe un dispositivo instalado en una ubicación accesible para los trabajadores.

Según las características del equipo, el acceso puede realizarse mediante la aplicación correspondiente o utilizando el sistema facilitado por KaiControl.

Fichar desde un kiosco o desde el dispositivo del trabajador: ¿qué opción elegir?

El fichaje desde un terminal compartido y el fichaje desde el móvil u ordenador del empleado son dos formas válidas de gestionar el registro horario.

La elección dependerá principalmente del tipo de actividad y de cómo trabaje cada plantilla.

En muchas empresas, además, no es necesario elegir exclusivamente una modalidad.

Por ejemplo, los empleados que trabajan habitualmente en oficina pueden fichar mediante una tablet situada en la entrada, mientras que comerciales o técnicos desplazados pueden hacerlo desde su teléfono.

Esta combinación permite adaptar el sistema a la realidad de cada puesto de trabajo.

Mientras algunas soluciones tratan la aplicación móvil y el kiosco como herramientas independientes, KaiControl integra ambos sistemas dentro de la misma plataforma, permitiendo centralizar los registros independientemente del dispositivo utilizado para realizarlos.

Preguntas frecuentes sobre los kioscos de fichaje